好的文件管理可以提高溝通效率，反之，則后期就會(huì )付出多倍的努力來(lái)補救。 現今，對文件進(jìn)行控制和管理已經(jīng)成為公司管理中的一項重要工作，文件管理水平也逐漸成為公司管理水平的標志。

在此應景下，公司進(jìn)行文件管理的升級：

1 共享盤(pán)的文件管理的升級

1.1電子文件的存放

1.1.1存放路徑的設計

公司電子文件的存放都統一存放于共享盤(pán)中，其存放路徑是依據文件架構和文件結構設計的，這樣可以方便快捷的找到所需的文件。那么，文件架構和文件結構中最具有正村特色的是二體系、動(dòng)靜態(tài)文件、五表和四號，現做具體說(shuō)明如下：

1.1.1.1二體系

公司所有的管理分成二個(gè)體系，分別是質(zhì)量體系和正村制度。

a質(zhì)量體系

是包含IATF16949和ISO9001所要求的規定。

b正村制度

是包含除質(zhì)量體系以外所要求的規定（如含：公司自己所要求的規定、環(huán)境體系所要求的規定、職業(yè)健康和安全體系所要求的規定、信息安全體系所要求的規定等）。

1.1.1.2 動(dòng)靜態(tài)文件

是由動(dòng)態(tài)文件和靜態(tài)文件組成。

a動(dòng)態(tài)文件

是指同管理流程相關(guān)的文件。

b靜態(tài)文件

是指同管理流程不相關(guān)的文件。

1.1.1.3 五表

是由工作表、記錄表、統計表、分析表和臺賬組成。

a工作表

是策劃工作的記錄，如培訓計劃表等。

b記錄表

是工作過(guò)程的記錄，如培訓記錄表等。

c統計表

是工作數據的匯總，是工作業(yè)績(jì)的報表，如培訓通過(guò)率統計表等。

d分析表

是將工作數據按照不同的類(lèi)別匯總展示出來(lái)，觀(guān)察趨勢，找出異常，如按照學(xué)歷制定的培訓通過(guò)率分布圖等。

e臺賬

是記錄一條一條信息的，是靜態(tài)的，如員工花名冊。

1.1.1.4四號

a版本號

是控制格式的模板的，當空白模板發(fā)生變化時(shí)隨之變化。

b流水號

是控制內容的，當內容發(fā)生變化時(shí)隨之變化。

c編號

是控制文件路徑的，當文件的從屬關(guān)系發(fā)生變化時(shí)隨之變化。

d編制崗位

是明確歸口崗位的，當該職責發(fā)生變化時(shí)隨之變化。

1.1.2存放路徑的建立

按照以上的設計思路建立了各文件的存放路徑，具體如下圖：

1.2 電子文件的授權

按照各人員對文件的需求，在文件管理軟件中實(shí)現了建立、下載、刪除、閱讀和修改等權限的管理，以確保避免文件誤用、誤刪除、無(wú)緣無(wú)故的丟失和泄密等。

2 車(chē)間用文件的文件管理的升級

各車(chē)間已全部安裝了顯示屏，部分工位也安裝了顯示屏，將以前的紙質(zhì)掛放更改為顯示屏播放，避免了紙質(zhì)文件易丟失、易破損和易臟污等缺陷。

經(jīng)以上文件的升級，毋庸置疑，讓我們更能便捷快速地找到想要的文件。與此同時(shí)，也預防了誤用、誤刪除、無(wú)緣的丟失、損壞和泄密等。

改變是成長(cháng)的證明。我們將不斷升級我們的文件管理，來(lái)順應時(shí)代的發(fā)展，增強公司的競爭力，也為大家創(chuàng )造更便捷的辦公環(huán)境做出一份貢獻。