良い文書管理はコミュニケーション効率を高めることができ、逆に後期には何倍もの努力を払って修復(fù)することができます?，F(xiàn)在、文書の制御と管理はすでに會社管理の中の重要な仕事となり、文書管理レベルも次第に會社管理レベルの標(biāo)識となっている。

このシナリオでは、企業(yè)はファイル管理のアップグレードを行います。

1共有ディスクのファイル管理のアップグレード

1.1電子ファイルの保存

1.1.1格納経路の設(shè)計(jì)

會社の電子ファイルの保存はすべて共有ディスクに統(tǒng)一的に保存されており、その保存パスはファイルアーキテクチャとファイル構(gòu)造に基づいて設(shè)計(jì)されているので、必要なファイルを簡単に見つけることができます。では、ファイルアーキテクチャとファイル構(gòu)造の中で最も正村の特色があるのは二體系、動靜的ファイル、五表と四號であり、具體的に以下のように説明する：

1.1.1.1二體系

會社のすべての管理は2つのシステムに分けられ、それぞれ品質(zhì)システムと正村制度である。

a品質(zhì)システム

IATF 16949とISO 9001を含む要求される規(guī)定である。

b正村制度

品質(zhì)システム以外に要求される規(guī)定（會社自身が要求する規(guī)定、環(huán)境システムが要求する規(guī)定、職業(yè)健康と安全システムが要求する規(guī)定、情報(bào)安全システムが要求する規(guī)定などを含む）を含む。

1.1.1.2動靜的ファイル

は、動的ファイルと靜的ファイルで構(gòu)成されています。

a動的ファイル

管理プロセスに関連するファイルを指します。

b靜的ファイル

管理プロセスとは関係のないファイルを指します。

1.1.1.3五表

は、ワークシート、記録表、統(tǒng)計(jì)表、分析表、臺帳から構(gòu)成されています。

aワークシート

研修計(jì)畫表などの企畫作業(yè)の記録です。

b記録表

トレーニング記録表などの作業(yè)プロセスの記録です。

c統(tǒng)計(jì)表

は作業(yè)データの要約であり、研修合格率統(tǒng)計(jì)表などの作業(yè)実績のレポートです。

d分析表

仕事のデータを異なるカテゴリにまとめて展示し、傾向を観察し、異常を探し出し、例えば學(xué)歴に基づいて作成された訓(xùn)練の通過率分布図などである。

e臺帳

は、従業(yè)員名簿などの靜的な情報(bào)を記録します。

1.1.1.4四號

aバージョン番號

は、空白のテンプレートが変化すると変化するフォーマットを制御するテンプレートです。

bフロー番號

はコンテンツを制御し、コンテンツが変化すると変化します。

c番號

は、ファイルの依存関係が変化すると変化するファイルパスを制御します。

d雇用の編成

職場に復(fù)帰することを明確にし、その役割が変化すると変化する。

1.1.2格納経路の確立

以上の設(shè)計(jì)構(gòu)想に基づいて各ファイルの保管経路を確立し、具體的には下図のように：

1.2電子ファイルの許可

ファイルの誤使用、誤削除、理由のない紛失、機(jī)密漏洩などを回避するために、ファイル管理ソフトウェアでは、ファイルの作成、ダウンロード、削除、読み取り、修正などの権限の管理を?qū)g現(xiàn)しています。

2作業(yè)場用ファイルのファイル管理のアップグレード

各作業(yè)場にはすべてディスプレイが設(shè)置されており、一部の作業(yè)スペースにもディスプレイが設(shè)置されており、従來の紙の掛け置きをディスプレイに変更して再生し、紙の書類が紛失しやすく、破損しやすく、汚れやすいなどの欠陥を回避している。

上記のファイルをアップグレードすることで、必要なファイルをより簡単かつ迅速に見つけることができることは間違いありません。同時(shí)に、誤用、誤削除、無縁な紛失、破損、機(jī)密漏洩なども予防した。

変化は成長の証だ。私たちは絶えず私たちの文書管理をアップグレードして、時(shí)代の発展に順応して、會社の競爭力を強(qiáng)化して、みんなにもっと便利なオフィス環(huán)境を創(chuàng)造するために貢獻(xiàn)します。